Microsoft Teams es la única plataforma con capacidades a medida para conectar a todos en tu empresa, desde la cúpula de tu organización hasta los empleados de cara al público, en un espacio de trabajo digital. ¿Pero qué quiere decir esta afirmación, tan ambiciosa como real? Mientras que todos tenemos en mente las herramientas de productividad y colaboración para los trabajadores “de oficina”… ¿cómo aplica a los trabajadores de primera línea? Os traemos 10 formas en las que potenciar su productividad utilizando Microsoft Teams.

Comunicación fluida, segura y en tiempo real

Además de las funciones de comunicación como los chats, las videollamadas y las conversaciones organizadas por temas (también conocidos como canales), el Walkie Talkie es una nueva experiencia “push-to-talkie” en equipos que permite una excelente comunicación de voz en la nube, convirtiendo los smartphones y las tabletas propiedad de los empleados o de la empresa en un walkie talkie.

Gracias a Teams, los dispositivos y aplicaciones que los trabajadores de primera línea utilizan diariamente se convierten en nuevas herramientas de comunicación, y reduce la necesidad de comprar, aprovisionar y gestionar los costes de TI. El Walkie Talkie ya funciona con los equipos y usuarios que ya ha configurado, y esta función elimina de forma segura las conversaciones cruzadas o las escuchas de personas ajenas. Y como Walkie Talkie funciona a través de Wi-Fi o red, puede utilizarse independientemente de la ubicación geográfica. Por último, Walkie Talkie funciona en todos los sistemas operativos y se integra con el recién estrenado Samsung Galaxy XCover Pro, un dispositivo pensado para los trabajadores de primera línea de cualquier industria.

 

Gestión de tareas ágil para tus empleados

Con la nueva experiencia de Tareas en Microsoft Teams, puedes organizar de una forma sencilla y visual la carga de trabajo de tus empleados. La selección de tareas, su publicación y la elaboración de informes en los equipos permite a los gerentes y responsables regionales enviar listas de tareas dirigidas a los lugares pertinentes, como tiendas minoristas específicas, y hacer un seguimiento de su progreso mediante informes automáticos en tiempo real. Los gerentes tienen herramientas para dirigir fácilmente las actividades dentro de sus tiendas, y los trabajadores de primera línea tienen una sencilla lista priorizada disponible a través de su dispositivo móvil personal o de la empresa, que les muestra exactamente qué hacer a continuación.

 

Control de horarios y accesos

Con los nuevos controles de acceso fuera de turno, puedes limitar el acceso a Teams de los empleados en su dispositivo personal fuera de las horas de trabajo. Esta característica asegura que los empleados no trabajen involuntariamente mientras no están en turno y te ayuda a cumplir con las regulaciones laborales.

Con el inicio de sesión por SMS, los trabajadores pueden acceder a su cuenta de Azure Active Directory (Azure AD) utilizando códigos de SMS de una sola vez, lo que reduce la necesidad de recordar los nombres de usuario y las contraseñas de todas sus aplicaciones Microsoft 365 y personalizadas. Una vez inscrito, se le pide al usuario que introduzca su número de teléfono, lo que genera un texto SMS con una contraseña única. El inicio de sesión de SMS es una experiencia de inicio de sesión único (SSO), que permite a los trabajadores de primera línea acceder sin problemas a todas las aplicaciones que están autorizados a utilizar.

Muchos trabajadores de primera línea utilizan una sola tablet o smartphone que se comparte entre los turnos. Esto plantea un problema de seguridad cuando diferentes empleados que tienen acceso a distintos tipos de datos desde el mismo dispositivo a lo largo del día. Con el cierre de sesión del dispositivo compartido, los trabajadores de primera línea podrán cerrar la sesión de todas sus aplicaciones personalizadas y sesiones de navegador de Microsoft 365 con un solo clic al final de su turno, evitando que sus datos, así como cualquier acceso a los datos de los clientes, sean accesibles para el siguiente usuario de ese dispositivo.

 

La gestión delegada de usuarios permite a los gerentes aprobar el restablecimiento de las contraseñas a través de un único portal personalizable. El departamento de IT puede habilitar la gestión de usuarios delegados para los gerentes, dándoles acceso a un único portal, Mi personal, para reducir la carga de la gestión a IT y mantener a los empleados conectados a las aplicaciones que necesitan en el trabajo.

 

Gestión y control de fichajes con informes

¿Cómo ha resuelto tu empresa el registro de fichaje? Muchas organizaciones se decantan por aplicaciones de pago, máquinas de fichar o software adicional para gestionar este requisito legal. Con Microsoft Teams de Office 365 puedes cumplir la normativa respecto al registro de horario sin nuevas aplicaciones, sin gastos adicionales, sin preocupaciones. Con Turnos, los gerentes pueden planificar y crear fácilmente horarios de turnos, y los empleados pueden revisar los horarios y hacer solicitudes de cambio de turno desde sus dispositivos móviles, todo ello en tiempo real.

Gracias a su reloj, los trabajadores de primera línea pueden registrar fácilmente las entradas y salidas de los turnos y los descansos con sólo pulsar un botón. Además, los gerentes pueden geoferenciar una ubicación y utilizar los datos del GPS para validar que un miembro del equipo está en su lugar de trabajo. ¿Tienes Microsoft Teams y quieres instalar el control de fichaje? Escríbenos.

Experiencia personalizada en función del puesto

Las diferencias entre las industrias significa que los empleados usan diferentes dispositivos, aplicaciones y modos de comunicación para hacer su trabajo. Hoy en día, Microsoft facilita la creación de experiencias que se adapten a un rol específico. Puedes crear aplicaciones específica para tu línea de negocio con Power Apps e integrarlas en Teams para potenciar toda tu fuerza de trabajo de primera línea. También puedes utilizar Power Automate para acelerar los flujos de trabajo y aumentar la productividad.

Control de aplicaciones

Desde el Centro de Administración de Skype y Teams, puedes aplicar una experiencia de equipos predefenidas o elegir cualquier configuración y aplicarla a tus trabajadores de primera línea. Por ejemplo, puedes aplicar una política que haga que las aplicaciones de tu línea de negocio, los turnos y las experiencias de chat estén disponibles en la barra de navegación en lugar de los módulos predeterminados de los equipos estándar. Ahora, con la función de políticas de configuración de aplicaciones, puedes simplificar la experiencia de Equipos para satisfacer las necesidades de tus empleados por rol.

Integración de tu sistema de gestión con Teams

El Graph API para Turnos, la herramienta de gestión de horarios de los equipos, tiene un conjunto de nuevas API que permiten a las organizaciones integrar sus sistemas de gestión de la fuerza de trabajo existentes con los equipos. Los clientes que utilizan los principales sistemas de administración de la fuerza laboral de terceros, como Kronos y JDA para la programación y el tiempo y la asistencia, ahora pueden empezar a integrarse directamente con Shifts Graph API y SDK.

 

Motivación y hacer equipo con Praise

Praise, la herramienta de Teams, ofrece a los gerentes y empleados una forma de crear equipo mediante reconocimentos, justo en la aplicación de Teams donde todo el equipo puede verlo. Tomar medidas para comprometer y reconocer a los empleados contribuye en gran medida a mejorar su satisfacción, mejorar la experiencia del cliente y reducir la rotación de personal.

Experiencia de usuario amigable

Tus trabajadores están acostumbrados a que las aplicaciones de comunicación en su día a día, como Telegram o WhatsApp. La aplicación de Microsoft Teams ha construido una experiencia de usuario muy similar, de modo que cualquier empleado pueda utilizarla sin problemas desde el día uno.

Todos tus datos: seguros

Teams tiene la misma seguridad que Office 365, es decir, cumple con todas las normativas europeas, incluida la GDPR. Además de las características de seguridad como la prevención de pérdida de datos y la autenticación multifactorial, Smart Camera para Teams se ha construido para proteger los datos de tu empresa y garantizar que, cuando los trabajadores de primera línea comiencen y terminen su empleo en su organización, sus datos no se vean amenazados.

Smart Camera puede interpretar diferentes tipos de imágenes y utiliza el auto-corte para facilitar su usp. Los usuarios también pueden anotar comentarios en las imágenes según sea necesario. Y, a diferencia de la mayoría de las aplicaciones de chat para consumidores, las fotos tomadas con Smart Camera no se almacenan localmente en el dispositivo. Asegúrate de que la IP de tu empresa y los datos de tus clientes permanezcan seguros con funciones como Smart Camera para Teams.

Cómo conseguir Microsoft Teams

¿Quieres empezar a trabajar con Microsoft Teams? Si quieres implantarlo en tu empresa o quieres configuraciones especiales como bots o integraciones, consúltanos sin compromiso por teléfonocorreo o rellenando un formulario.