Has escuchado que la tecnología ayuda a reducir gastos. El gasto en tecnología solía ser en inversiones (CAPEX) que se tenían que hacer previamente a utilizar la tecnología, mientras que actualmente los gastos se pueden imputar como operacionales, ya que los nuevos modelos suelen ser por suscripción, otorgando liquidez a las empresas, escalabilidad y flexibilidad.

 

¿Qué es el OPEX?

El OPEX es una abreviación de «Operational expenditures», es decir, el costo permanente para el funcionamiento de un producto, negocio o sistema. También puede traducirse como gasto de funcionamiento, gastos operativos, o gastos operacionales. Mirando el balance de tu negocio y el estado de resultados es fácil visualizar los ingresos vs los gastos, pero ¿cuáles son los elementos que componen esos gastos? Estos son tus gastos operativos y generalmente incluyen:

  • Costo de los bienes vendidos, es decir, lo que gastaste para proporcionar bienes y servicios a sus clientes
  • Los gastos de mano de obra y nómina son uno de los mayores gastos operativos.
  • Comisiones de venta, por ejemplo, si tu negocio incluye un equipo con comisiones y otros incentivos
  • Beneficios
  • Depreciación y amortización
  • Pagos de alquiler o de instalaciones
  • Mantenimiento de edificios y equipos
  • Otros gastos de operación pueden no ser tan significativos, pero se suman a un costo considerable en relación con sus ingresos de operación.

¿Y cómo puedes reducir estos costos utilizando la tecnología? Sigue leyendo: te lo contamos con ejemplos y casos concretos.

 

Cómo reducir los gastos en tu oficina

Mientras que la mayoría de los empresarios se centran en el aumento de las ventas, la reducción de los gastos es igualmente importante cuando se trata de lograr o mantener la rentabilidad. ¡Dale una vuelta a tu oficina! Vamos a ver los siguientes ejemplos de cómo reducir gastos utilizando tecnología como OPEX.

 

Impresión

¿Cuántas impresoras y fotocopiadoras tiene tu oficina? En la mayoría de los casos, más de las que realmente se necesitan y con un uso que excede lo que podría considerarse eficiente. ¿Se utilizan todas esas copias? ¿Qué ocurre cuando terminas el trabajo para el que estaban destinadas?

  • Recomendación: utiliza copias digitales. Más eficientes, sin gastos de papel, de impresión ni gestión de residuos residuos así como suministros, mantenimiento y electricidad.
  • Soluciones que te pueden interesar: Adobe Acrobat, Microsoft 365, Dropbox Business

 

Fuerza de trabajo

¿Realmente todo el mundo necesita estar en la oficina? Esta crisis ha demostrado que la correcta utilización de la tecnología crea el entorno necesario para trabajar en remoto de la misma manera que se hace en la oficina… ¡incluso con aumento de productividad! Lo mismo ha ocurrido con las reuniones presenciales: con la solución adecuada, es posible mantenerse en contacto virtual con audio y vídeo de alta calidad, funciones de chat y compartir documentos en tiempo real.

  • Recomendación: en la medida de lo posible, plantea el trabajo en remoto y las reuniones online: ahorrar espacio en la oficina y reducir la necesidad de los gastos de viaje de los empleados.
  • Soluciones que te pueden interesar: Microsoft Teams, Microsoft 365, Dropbox Business

 

Gestión del inventario

¿Está gestionando tu inventario de manera eficaz? El exceso de inventario tiene un alto coste desde varios puntos de vista: impuestos, necesidades de espacio y posibles residuos por deterioro u obsolescencia. Existen soluciones para administrar tu inventario para ahorrar costos en la compra, almacenamiento y administración de los niveles de inventario.

  • Recomendación: utiliza una solución que te permita mantener tu inventario en los niveles óptimos y, a ser posible, que se apoye en IA para mejorar este punto
  • Soluciones que te pueden interesar: Dynamics Business Central

 

Externaliza

Evalúa: ¿qué funciones no orientadas al cliente realizas en interno? La externalización puede liberar a sus empleados para que se ocupen de tareas más significativas, como el apoyo a los clientes o el seguimiento de los clientes potenciales: céntrate en tu negocio y deja que un especialista se ocupe del resto de menesteres.

  • Recomendación: las funciones de TI son un área potencial en la que la externalización puede ser apropiada para tu negocio. La contratación de servicios de Internet alojados para crear y gestionar su sitio web y proporcionar aplicaciones empresariales puede suponer un ahorro significativo con respecto a la construcción de su propia infraestructura de TI y la contratación de expertos técnicos.
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Otra ventaja de la contratación de servicios informáticos alojados es el uso del almacenamiento en la nube. Esto minimiza la posibilidad de que los archivos perdidos o los archivos terminen en manos de personal no autorizado. Guardar documentos en la nube los hace seguros, al tiempo que siguen siendo accesibles para su equipo desde cualquier lugar.

 

Mejora tu presencia en internet

¿Cuál es el primer lugar al que acudes cuando necesitas un producto o servicio? Es muy probable que tu respuesta sea: internet. Igual que tú, tus potenciales clientes utilizan la red de redes para encontrar aquello que necesitan y debes estar ahí cuando esa necesidad surja. ¡Asegúrate de estar bien posicionado! Los medios sociales le dan a sus clientes una visión de cómo hace negocios, proporciona referencias de clientes y le da a los clientes potenciales un fácil acceso a su equipo de negocios.

  • Recomendación: utiliza tu presencia en internet para conectar con clientes y proveedores: una forma rentable de aumentar las ventas y reducir los gastos operativos de una amplia fuerza de ventas
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Revisa tus gastos y facturas

¿Hace cuánto no revisas los cargos de tu empresa? Asegúrate de que no estás pagando por servicios o beneficios que no estás usando. Tal vez estás pagando por servicios que fueron útiles en el pasado pero que, a base de renovaciones automáticas, sigues pagando aún sin necesitarlos. ¡Cancélalos!

  • Recomendación: utiliza una solución con la que puedas visualizar fácilmente los cargos a tu empresa.
  • Soluciones que te pueden interesar: Dynamics Business Central

 

No pierdas es enfoque

A la hora de ajustar tu OPEX, es importante que no pierdas el enfoque estratégico. ¿Qué queremos decir con esto? Por ejemplo, la pérdida de control sobre las actividades comerciales críticas, es decir, las que tratan con los clientes podría perjudicar su capacidad de generar ingresos. Por otro lado, recortar gastos de forma excesiva sin tener un buen planteamiento, puede afectar a tu capacidad de proporcionar productos y servicios de calidad a tus clientes. Por ejemplo, educir los niveles de inventario de manera drástica podría dar lugar a retrasos en el envío de productos a los clientes. El resultado podría ser clientes descontentos e incluso pérdidas de ventas.

La implementación de soluciones con inteligencia artificial y machine learning te ayudan a tomar estas decisiones de modo racional, teniendo en cuenta los datos y los flujos de tu negocio, dando como resultado una racionalización de procesos empresariales, un aumento de la productividad y una mejora de resultados.

 

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Contacta con nosotros y te ayudaremos a encontrar la manera de reducir tu OPEX con las soluciones que mejor se adapten a tu negocio.

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